📌 Un grand nombre des documents produits en entreprise ne sont jamais exploités après leur création. Pourtant, une mauvaise gestion documentaire peut entraîner des pertes de temps, des risques juridiques et un surcoût important. 💡 Et si la montée en compétence des équipes était la clé pour remettre de l’ordre dans vos archives ? Chez Smartarchives, nous aidons nos clients à structurer leurs pratiques et à monter en compétence.
Une gestion documentaire souvent sous-estimée
Dans de nombreuses organisations, l’archivage est encore perçu comme une tâche administrative accessoire. Conséquences : salles saturées de documents mal triés, pertes de temps à retrouver l’information, conservation excessive par peur de jeter, et surtout, des risques accrus de non-conformité réglementaire (RGPD, obligations fiscales ou sociales…).
👉 Sans accompagnement structuré :
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Les règles de conservation sont floues ou inconnues,
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Le tri des documents est arbitraire ou inexistant,
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La traçabilité fait défaut,
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Les archives sont accumulées sans logique de cycle de vie.
Les enjeux sont pourtant stratégiques : optimiser l’espace, fiabiliser l’accès à l’information, sécuriser les données sensibles, garantir la conformité réglementaire. Mais cela nécessite des référents documentaires compétents et des pratiques cohérentes partagées par tous les services.
Un accompagnement personnalisé pour structurer les pratiques internes
Chez Smartarchives, nous accompagnons les entreprises et collectivités dans la mise en place d’une gestion documentaire efficace. Notre approche repose sur un conseil opérationnel, adapté à votre environnement et à vos besoins.
Notre rôle : vous aider à structurer une gestion d’archives cohérente, conforme et durable. Concrètement, nous intervenons sur des projets tels que :
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L’analyse de vos pratiques actuelles et l’identification des points de blocage,
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La définition ou la mise à jour de plans de classement,
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La clarification des durées de conservation selon les types de documents,
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La rédaction de procédures internes simples et adaptées aux usages de vos équipes,
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L’accompagnement des utilisateurs dans le tri et la préparation des versements.
Nous intervenons directement auprès des responsables de service, des gestionnaires de documents ou des fonctions support (RH, comptabilité, juridique, etc.) pour leur permettre de gagner en autonomie dans la gestion quotidienne des archives.
Nos conseils sont toujours pragmatiques, sur site ou à distance, et visent à outiller vos collaborateurs pour qu’ils soient rapidement opérationnels.
Une gestion documentaire maîtrisée, sans surcoût inutile
En structurant votre démarche d’archivage avec Smartarchives, vous transformez une contrainte en levier d’efficacité :
Cet accompagnement permet une réelle montée en maturité documentaire de l’organisation, sans passer par des dispositifs lourds ou coûteux.
L’archivage ne se résume pas à conserver : il s’agit surtout de savoir gérer intelligemment ce qui doit l’être. En vous appuyant sur notre expertise, vous structurez vos pratiques, sécurisez vos documents et renforcez l’efficacité de vos équipes.
Pour vos archives, Pensez Smartarchives !
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Identifiez et classez vos documents de manière stratégique.
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Améliorez l’accessibilité et la traçabilité de vos archives.
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Sécurisez et optimisez vos espaces de stockage.