de Vos Archives
Le classement des documents et la mise en place d’un plan de dématérialisation des Unités Archivistiques (UA) sont des étapes cruciales pour assurer une gestion efficace et moderne de vos archives.
Chez Smartarchives, nous vous accompagnons dans l’organisation, le classement, et la numérisation de vos documents, afin de transformer vos archives en ressources facilement accessibles et utilisables.
L’Importance du Classement et de la Dématérialisation
Un bon classement et une dématérialisation efficace des UA permettent de :
Facilitez la recherche et l’accès à vos documents en les organisant de manière logique et intuitive.
Réduisez l’encombrement des espaces physiques et minimisez le temps de recherche de documents.
Passez à une gestion numérique des archives pour accéder aux documents en ligne et les partager plus facilement.
Respectez les exigences légales en matière de gestion documentaire en mettant en place un plan de classement rigoureux et conforme aux normes en vigueur.
Nos solutions de Classement et
Dématérialisation des UA
Classement Structuré des Documents
Nous vous aidons à mettre en place un système de classement adapté à vos besoins spécifiques, garantissant une organisation claire et cohérente de vos documents.
Évaluation de vos documents existants pour déterminer la meilleure méthode de classement.
Élaboration d’un plan de classement sur mesure, tenant compte des spécificités de votre activité et de vos exigences réglementaires.
Organisation des documents selon le plan établi, avec une structure hiérarchique claire et intuitive.
Plan de Dématérialisation des UA
La dématérialisation des UA est un processus clé pour la transition vers un système de gestion électronique des documents (GED).
Identification des Unités Archivistiques à dématérialiser en priorité, en fonction de leur fréquence d’utilisation et de leur importance.
Conversion des documents physiques en fichiers numériques haute définition, garantissant leur lisibilité et leur intégrité.
Intégration des documents dématérialisés dans un système de gestion électronique avec indexation pour un accès rapide et facile.
Gestion des Métadonnées
Nous nous assurons que chaque document dématérialisé est correctement indexé avec des métadonnées pertinentes pour faciliter sa recherche et son utilisation future.
Définition et attribution de métadonnées adaptées à vos documents pour une gestion optimisée.
Incorporation des documents et métadonnées dans votre système de gestion électronique pour une consultation en ligne instantanée.
Conformité et Sécurité
Nos processus de classement et de dématérialisation respectent les normes les plus strictes en matière de sécurité et de conformité.
Respect des réglementations en vigueur concernant la gestion et la conservation des documents.
Mise en place de protocoles de sécurité pour protéger vos documents numériques contre les accès non autorisés et les pertes de données.
Votre Classement et Dématérialisation
Pour en savoir plus sur nos services de classement des documents et de dématérialisation des UA, ou pour discuter de vos besoins spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter. Smartarchives est votre partenaire de confiance pour une gestion archivistique efficace et sécurisée.
Transformez vos archives en un atout
stratégique avec Smartarchives.