Précision et Efficacité
L’inventorisation des archives est une étape clé pour assurer une gestion organisée et efficace de vos documents, qu’ils soient physiques ou numériques.
Chez Smartarchives, nous mettons à votre disposition notre expertise pour réaliser une inventorisation complète et précise de vos fonds documentaires. Cette démarche vous permet de savoir exactement ce que vous possédez, où le trouver, et comment le gérer en toute conformité avec les réglementations en vigueur.
Pourquoi Inventoriser Vos Archives ?
L’inventorisation des archives est essentielle pour :
Ayez une vision claire et exhaustive de l’ensemble de vos archives, qu’elles soient physiques ou numériques.
Réduisez le temps de recherche en sachant exactement où se trouvent vos documents.
Améliorez l’organisation de vos archives pour une gestion plus efficace et sécurisée.
Respectez les exigences légales et réglementaires en matière de gestion documentaire et de conservation des archives.
Notre Processus
d’Inventorisation des Archives
Analyse Préliminaire
Nous commençons par une évaluation approfondie de vos besoins et de l’état actuel de vos archives.
Analyse des types de documents, de leur importance, et des méthodes actuelles de gestion.
Identification des objectifs spécifiques de l’inventorisation, comme la conformité légale, l’optimisation de l’espace ou la préparation à une dématérialisation.
Inventorisation Physique et Numérique
Nous procédons à une inventorisation systématique de vos archives, en couvrant tous les aspects de leur gestion.
Recensement complet des documents physiques, incluant leur localisation, état de conservation, et durée légale de conservation.
Évaluation des archives numériques, incluant la structure des dossiers, les métadonnées associées, et les protocoles de sécurité en place.
Classification et Organisation
Après l’inventorisation, nous vous aidons à organiser vos archives de manière logique et accessible.
Mise en place d’un système de classification adapté à vos besoins spécifiques, garantissant un accès rapide et facile aux documents.
Création de métadonnées et d’indices de recherche pour faciliter la localisation des documents.
Rapport et Recommandations
Une fois l’inventorisation terminée, nous vous fournissons un rapport détaillé avec des recommandations pour améliorer la gestion de vos archives.
Document détaillant l’état de vos archives, les points forts, les faiblesses, et les recommandations pour une gestion optimisée.
Conseils pratiques pour mettre en œuvre les améliorations nécessaires, y compris la transition vers une gestion numérique si souhaitée.
Inventorisation des Archives
Vous souhaitez en savoir plus sur nos services d’inventorisation des archives ou planifier une consultation ? Contactez-nous dès aujourd’hui. L’équipe Smartarchives est à votre disposition pour vous accompagner dans la gestion de vos archives avec précision et efficacité.
Smartarchives, votre expert en gestion
et inventarisation des archives.