les Property Managers
Chez Smartarchives, nous comprenons que les gestionnaires de biens immobiliers (Property Managers) traitent une grande quantité de documents relatifs à la gestion des propriétés, à la fois pour les biens résidentiels et commerciaux. Une gestion efficace de ces documents est essentielle pour assurer une opération fluide et conforme aux exigences réglementaires. Nous avons donc élaboré une offre spécialisée pour répondre aux besoins uniques des Property Managers.
Besoins Spécifiques des Property Managers
- Archivage des Documents Cruciaux : Les Property Managers gèrent divers documents essentiels, tels que les baux, les contrats de location, les rapports d’inspection et les documents de maintenance. Une gestion précise de ces documents est cruciale pour garantir leur intégrité et leur accessibilité.
- Protection des Informations Sensibles : Les documents immobiliers contiennent des informations sensibles sur les locataires, les propriétaires et les transactions, nécessitant une protection rigoureuse contre les accès non autorisés.
- Respect des Normes Légales : Les gestionnaires de biens doivent se conformer à des exigences spécifiques en matière de conservation, de gestion et de destruction des documents, conformément aux réglementations locales et nationales.
- Disponibilité Immédiate : L’accès rapide aux archives est nécessaire pour répondre efficacement aux demandes des clients, préparer les documents pour les transactions, et gérer les opérations courantes.
Nos Solutions Adaptées
pour les Property Managers
Gestion Complète des Archives
Un interlocuteur dédié sera votre point de contact pour toute question relative à la gestion de vos archives, assurant une coordination efficace et une gestion fluide.
Nous mettons à votre disposition un archiviste une fois par trimestre pour vous aider à organiser et référencer vos documents, améliorant ainsi leur gestion.
Nous assurons une indexation adaptée à vos besoins, en utilisant des critères pertinents tels que :
- Par Type de Document : Classification des documents selon leur nature (baux, contrats, rapports, etc.).
- Par Propriété et Locataire : Organisation des archives par propriété et locataire pour un accès facilité et une gestion optimisée.
Notre solution vous permet de gérer vos archives avec flexibilité, en adaptant les classes d’indexation à vos besoins spécifiques.
Relivraison Rapide et Fiable
Nous garantissons la relivraison de vos archives sous 24 heures, avec des options adaptées :
- Au Bureau du Property Manager : Pour une gestion continue et une consultation en interne.
- Sur Site : Pour répondre rapidement aux besoins urgents sur le terrain.
Destruction Confidentielle et Conforme
Nous proposons des processus de destruction confidentielle conformes à la législation en vigueur, assurant que les documents sensibles sont détruits de manière sécurisée.
Un certificat de destruction est fourni pour chaque opération, garantissant la traçabilité et le respect des normes légales.
Tarification Avantageuse pour Property Managers
Nous offrons des tarifs dégressifs spécifiquement conçus pour les Property Managers, prenant en compte la fréquence des extractions et la volumétrie des archives traitées.
Numérisation et Accessibilité
Nous proposons des services de numérisation pour convertir vos documents physiques en formats numériques, facilitant ainsi leur consultation et leur gestion tout en libérant de l’espace de stockage.
Anonymisation et Traçabilité
Nous garantissons l’anonymisation de l’indexation de vos archives pour protéger la confidentialité des informations.
Une traçabilité complète de vos archives est assurée, permettant de suivre chaque document et de maintenir un contrôle total.
Sécurité Renforcée
Nos espaces de stockage sont surveillés par des caméras de vidéo-surveillance 24 heures sur 24 pour assurer la sécurité maximale et la confidentialité des documents.
pour En Savoir Plus
Pour découvrir comment Smartarchives peut améliorer la gestion de vos archives immobilières et répondre à vos besoins spécifiques, contactez-nous dès aujourd’hui. Nous serons ravis de vous fournir des solutions personnalisées adaptées à votre activité de Property Manager.
Smartarchives, votre partenaire de confiance pour
une gestion moderne, sécurisée et efficace de vos archives.