Efficace des Métadonnées
Chez Smartarchives, nous comprenons que les services de Ressources Humaines (RH) traitent une grande quantité de documents relatifs aux employés, à la fois sensibles et critiques. Une gestion efficace des métadonnées est essentielle pour garantir que ces documents sont facilement accessibles, correctement classifiés, et conformes aux exigences réglementaires. Nous avons donc développé une offre spécialisée pour répondre aux besoins uniques des services RH en matière de gestion des métadonnées.
Besoins Spécifiques des Services RH
- Archivage des Documents Personnels : Les services RH gèrent divers documents importants, tels que les dossiers des employés, les contrats de travail, les évaluations de performance, et les données personnelles. Une gestion efficace et sécurisée de ces documents est cruciale pour garantir leur intégrité et leur confidentialité.
- Classification des Documents : La nécessité d’une classification claire et cohérente des documents est essentielle pour faciliter leur accès et leur gestion au quotidien.
- Respect des Exigences Légales : Les services RH doivent se conformer à des exigences spécifiques en matière de gestion des données personnelles et de conservation des documents, conformément aux réglementations telles que le RGPD.
- Sécurisation des Informations Sensibles : Les documents RH contiennent des informations sensibles qui nécessitent une protection rigoureuse contre les accès non autorisés et les violations de données.
Nos Solutions Adaptées
pour les Services RH
Gestion Complète des Métadonnées
Un interlocuteur dédié sera votre point de contact pour toute question relative à la gestion des métadonnées, assurant une coordination efficace et une gestion fluide.
Nous mettons à votre disposition un archiviste une fois par trimestre pour vous aider à organiser et référencer vos documents, améliorant ainsi leur gestion.
Nous utilisons une indexation spécialisée pour vos documents RH, en utilisant des critères pertinents tels que :
- Par Type de Document : Classification des documents selon leur nature (contrats, évaluations, dossiers médicaux, etc.).
- Par Employé : Organisation des documents par employé pour une gestion simplifiée et un accès rapide.
Notre solution vous permet de gérer vos métadonnées avec flexibilité, en adaptant les classes d’indexation à vos besoins spécifiques.
Relivraison Rapide et Fiable
Nous garantissons la relivraison de vos documents sous 24 heures, avec des options adaptées :
- Au Bureau RH : Pour une gestion continue et une consultation en interne.
- Sur site, en Cas de Nécessité Urgente : Pour répondre rapidement aux besoins imprévus.
Destruction Confidentielle et Conforme
Nous proposons des processus de destruction confidentielle conformes à la législation en vigueur, assurant que les documents sensibles sont détruits de manière sécurisée.
Un certificat de destruction est fourni pour chaque opération, garantissant la traçabilité et le respect des normes légales.
Tarification Avantageuse pour Services RH
Nous offrons des tarifs dégressifs spécifiquement conçus pour les services RH, prenant en compte la fréquence des extractions et la volumétrie des documents traités.
Numérisation et Accessibilité
Nous proposons des services de numérisation de haute qualité pour convertir vos documents physiques en formats numériques, facilitant ainsi leur consultation et leur gestion tout en libérant de l’espace de stockage.
Anonymisation et Traçabilité
Nous garantissons l’anonymisation de l’indexation de vos archives pour protéger la confidentialité des informations personnelles.
Une traçabilité complète de vos documents est assurée, permettant de suivre chaque fichier et de maintenir un contrôle total.
Sécurité Renforcée
Nos espaces de stockage sont surveillés par des caméras de vidéo-surveillance 24 heures sur 24 pour assurer la sécurité maximale et la confidentialité des documents.
pour En Savoir Plus
Pour découvrir comment Smartarchives peut améliorer la gestion des métadonnées et des archives de votre service RH, contactez-nous dès aujourd’hui. Nous serons ravis de vous fournir des solutions personnalisées adaptées à vos besoins spécifiques.
Smartarchives, votre partenaire de confiance pour
une gestion moderne, sécurisée et efficace de vos archives RH.