🔐 Confidentialité, conformité, continuité : vos documents papier contiennent encore des données critiques. Qu’il s’agisse de contrats, de bulletins de paie ou de documents fiscaux, leur protection est un enjeu stratégique et réglementaire. 📉 Et pourtant, de nombreuses entreprises ne savent pas où sont stockées toutes leurs archives physiques.
Alors, comment garantir la sécurité de vos documents papier ?
Un risque sous-estimé
Les cyberattaques font les gros titres, mais les fuites d’information proviennent encore majoritairement de l’environnement physique. Les erreurs humaines, le stockage non contrôlé, les sinistres ou les vols peuvent entraîner :
-
des pertes de données sensibles,
-
des sanctions réglementaires (notamment RGPD),
-
et une atteinte à la réputation de l’organisation.
De plus, de nombreuses entreprises conservent encore leurs documents dans des locaux inadaptés : caves, combles, espaces partagés, sans contrôle d’accès ni système de surveillance.
Or, la loi impose des obligations strictes, notamment sur :
-
la durée de conservation,
-
la traçabilité de l’accès aux documents,
-
la protection des données personnelles.
Sécuriser vos archives : les bonnes pratiques
Voici les piliers essentiels pour une conservation sécurisée :
-
Un bâtiment dédié et sécurisé : Les archives doivent être stockées dans des locaux hors site conçus à cet effet : ➤ contrôle d’accès, ➤ surveillance 24/7, ➤ dispositifs anti-incendie, ➤ traitement contre l’humidité et les nuisibles.
-
Des contenants adaptés : Les cartons d’archives doivent respecter des normes de solidité, être étiquetés clairement et placés sur rayonnages sécurisés (pas au sol, pas en hauteur instable).
-
Un plan d’archivage précis : Il permet de savoir quoi archiver, pendant combien de temps, où et comment. Il sert de référence unique pour toute consultation ou destruction.
-
Une traçabilité totale : Qui a consulté quel document, quand, pourquoi ? Chaque mouvement doit être enregistré via un système de gestion documentaire, même pour les supports papier.
-
Des audits réguliers : Ils permettent de vérifier le respect des protocoles, de détecter d’éventuelles failles et d’ajuster les procédures si besoin.
Chez Smartarchives, nous proposons une conservation externalisée, dans un environnement ultra-sécurisé, accessible sur demande via une plateforme dédiée.
Les bénéfices d’un archivage sécurisé
📦 La sécurité des documents papier ne se résume pas à une pièce fermée à clé. C’est une stratégie complète, fondée sur des normes, des outils et des contrôles.
Pour vos archives, Pensez Smartarchives !
- Identifiez et classez vos documents de manière stratégique.
- Améliorez l’accessibilité et la traçabilité de vos archives.
- Sécurisez et optimisez vos espaces de stockage.
👉 Découvrez nos solutions pour un inventaire structuré et une gestion efficace de vos archives.
Contactez-nous sans hésiter :
Par 📧 : contact@smartarchives.fr