ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Les stipulations générales suivantes s’appliquent aux archives physiques et numériques ainsi qu’aux opérations de transferts et de manutentions effectuées par l’entreprise dans le cadre des archives physiques.

ARTICLE 2 – RENSEIGNEMENTS À FOURNIR PAR LE CLIENT

Les renseignements suivants devront être transmis par le client, préalablement aux opérations visées à l’article 1 :
S’agissant de transfert d’archives physiques

• La désignation des lieux de chargement et de livraison.
• les conditions d’utilisation et l’état des accès aux locaux de départ et d’arrivée pour le personnel et les véhicules (possibilités de stationnement, couloirs, portes, escaliers, monte-charge, travaux en cours et toutes autres particularités), les monte-charges ou ascenseurs indiqués devront être libres et en bon état démarche.
• La nature, le nombre et l’importance des unités physiques d’archives à prendre en charge au client et sous sa responsabilité d’obtenir les autorisations nécessaires d’accès auprès des autorités compétentes et, si besoin est, auprès du voisinage. Tout renseignement manquant, inexact ou incomplet déchargera la responsabilité de l’entreprise.

Le client s’engage à prendre toutes dispositions pour que la planification des opérations ne subisse pas de modifications par rapport aux dispositions initiales arrêtées d’un commun accord. Les sites de départ et d’arrivée devront être entièrement libérés de tous matériaux et de toutes personnes étrangères à l’exécution des travaux.

ARTICLE 3 – DÉCLARATION DE VALEUR-VALEUR RÉPUTÉE DÉCLARÉE

S’agissant de transfert d’archives, le client est informé qu’il doit établir une déclaration de valeur écrite avant le début des opérations, qui permettra de déterminer la responsabilité de l’entreprise en cas de perte ou d’avarie (dommages matériels, manquants et vols subis) survenant aux archives confiées lors d’un transfert et de fixer les indemnités auxquelles il peut prétendre, ainsi qu’il est précisé à l’article 15 ci-après. A défaut d’une telle déclaration, la responsabilité de l’entreprise ne peut excéder un montant maximum de 53.350€ par véhicule ou ensemble routier.
Dans le cadre de la conservation physique des archives la responsabilité de Smartarchives, ci nommé le dépositaire, s’exerce dans la limite du montant déclaré par le client ci nommé le déposant donc celle-ci doit inclure les frais de reconstitution d’archives.

ARTICLE 4 – PRÉJUDICE POUR RETARD OU AUTRE QUE PERTES OU AVARIES

Le client est informé qu’il doit établir une déclaration spéciale pour étendre la responsabilité de l’entreprise au préjudice pour retard ainsi qu’au préjudice autre que les pertes et avaries subies par les mobiliers et matériels dont l’entreprise serait responsable, dans les limites du montant fixé par cette déclaration. Cette déclaration ne sera prise en considération que si elle est établie par écrit avant le début des opérations. A défaut d’une telle déclaration, le préjudice justifié est réputé déclaré comme n’excédant pas 5 % du prix total du devis HT avec un maximum de 762€.

ARTICLE 5 – REPORT OU ANNULATION DE COMMANDE

La demande de report d’opération de transfert d’archives doit être reçue par l’entreprise au plus tard 3 jours ouvrables avant le début des opérations, par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi. En cas de non-respect de ce délai, la demande de report donnera lieu de plein droit à une indemnité au profit de l’entreprise fixée à la moitié du montant TTC du devis. En cas d’annulation moins de 3 jours avant le début des opérations le montant de l’indemnité est porté à la totalité du montant TTC du devis.

ARTICLE 6 – NATURE ET ÉTENDUE DES PRESTATIONS EFFECTUÉES PAR L’ENTREPRISE

Les prestations sont définies et convenues avec le client préalablement à chaque opération. Toute prestation devra faire l’objet d’un devis. Le commencement d’exécution de la prestation et ou le règlement partiel de celle-ci, vaudra accord du client à défaut de réserve expresse et écrite de celui-ci.

ARTICLE 7 – PRESTATIONS EXCLUES

Sont exclues les prestations ne concernant pas le périmètre du transfert d’archives physiques, leur conservation ainsi que leur numérisation.
Tout autre prestation devra faire l’objet d’un devis spécifique, mentionnant l’objet ainsi que les modalités d’exécution entre les parties.

ARTICLE 8 – VALIDITÉ DES PRIX

Les prix du devis sont valables pendant 30 jours. Ils ne peuvent être modifiés que si des charges imprévisibles et indépendantes de la volonté de l’entreprise, liées aux modalités d’exécution, surviennent avant le début des travaux.
S’agissant des prestations de conservation d’archives physiques ou de dématérialisation de documents, une grille tarifaire recensant les principales prestations d’archivage physique et/ ou numérique est annexée dans une proposition commerciale qui accompagne le devis. Les prestations de conservation d’archives physiques sont encadrées par l’existence d’un contrat de garde d’archives entre les deux parties.

ARTICLES 9 – RÈGLEMENT-RETARD DE RÈGLEMENT

Le règlement du client intervient pour moitié à la commande, le solde en fin de travaux, sauf dispositions contraires. En cas de non-paiement à l’échéance, le montant restant dû portera de plein droit intérêt au taux d’intérêt légal augmenté de 1,5 points. Les frais et honoraires seront à la charge exclusive du client. L’existence de litiges pour perte, avarie ou autre, n’apporte aucune dérogation aux conditions de paiement convenues. Le client ne peut notamment pas retenir tout ou partie du prix dans l’attente de l’indemnisation prévue à l’article 15. Le client reconnaît à l’entreprise la faculté d’exercer son droit de rétention sur partie des mobiliers et matériels en sa possession jusqu’à complet paiement.

ARTICLE 10 – TRAVAUX SUPPLÉMENTAIRES

Toute prestation supplémentaire, non prévue au devis initial, fera l’objet d’un supplément de prix, sauf stipulation contraire. Il en sera ainsi de toute demande de mise à la décharge.

ARTICLE 11 – PRÉSENCE OBLIGATOIRE DU CLIENT

S’agissant du transfert d’archives physiques, le client ou son représentant s’engage à être présent tant au départ qu’à l’arrivée et doit vérifier que rien n’a été oublié aux lieux de chargement. Le préposé de l’entreprise est en droit d’exiger du client la constatation par écrit de toute détérioration antérieure à la prise en charge. En cas d’absence du client ou de son représentant au déchargement, les opérations s’effectueront normalement en accord avec le plan d’implantation des mobiliers et matériels, sans qu’il puisse être ultérieurement demandé de remise en place entraînant des manutentions supplémentaires. A défaut de plan d’implantation l’entreprise ne procèdera à aucune mise place.

ARTICLE 12 – DÉLAIS D’EXÉCUTION

Les délais ne sont imposés à l’entreprise que s’ils sont stipulés par écrit et acceptés avant les opérations. L’entreprise n’est cependant pas tenue responsable du retard si celui-ci a pour origine la faute du client, l’exécution de nouveaux devis, le fait d’un tiers, ou un événement présentant les caractères de la force majeure.

ARTICLE 13 – SOUS-TRAITANCE

L’entreprise reste libre de sous-traiter tout ou partie de l’opération à l’entreprise de son choix mais demeure le seul interlocuteur du client.

ARTICLE 14 – RESPONSABILITÉ DE L’ENTREPRISE-PRINCIPE

S’agissant du transfert d’archives physiques ou de leur conservation, l’entreprise est responsable des archives physiques qui lui sont confiées dans les limites des présentes conditions générales et des clauses particulières résultant de la déclaration de valeur et de la déclaration spéciale, telles que définies aux articles 3 et 4. Elle décline toute responsabilité en ce qui concerne les opérations qui ne seraient pas exécutées par ses préposés ou ses intermédiaires substitués ou sous-traitants.

ARTICLE 15 – INDEMNISATION DES PERTES ET AVARIES

Suivant la nature et l’importance des dommages prouvés, les pertes et avaries donnent lieu à la réparation, remplacement ou indemnité compensatrice. L’indemnisation intervient en fonction du nombre et de la valeur des archives physiques telle que définie à l’article 3, elle s’applique dans les conditions et limites ci-après sans toutefois pouvoir excéder la valeur réelle du préjudice matériel subi par l’ayant droit ni le montant de la garantie par véhicule ou ensemble routier fixée par les parties. En cas de sinistre total, perte partielle ou avarie, l’indemnisation est calculée sur la base de la valeur déclarée ou, à défaut, sur celle de la valeur réputée déclarée.

ARTICLE 16 – RISQUES EXCLUS

L’entreprise n’est pas responsable des dommages et conséquences dommageables résultant : de l’altération ou de la détérioration des contenants et du contenu des archives physiques lors d’un transfert, du fait du tiers, même s’il est employé ou prestataire du client, de la faute du client ou de la survenance d’événements présentant les caractères de la force majeure. Au cas où la valeur globale déclarée ou à défaut, la valeur réputée déclarée se révèlerait insuffisante par rapport à la valeur globale réelle, l’indemnité sera réduite proportionnellement à l’insuffisance constatée.

ARTICLE 17 – FORMALITÉS EN FIN D’INTERVENTIONS

À l’achèvement des interventions, le client doit vérifier l’état des contenants des archives physiques et en donner décharge dès la mise en place terminée. En cas d’absence du client aux adresses de livraison par lui indiquées, ou d’impossibilité matérielle de livraison, les archives sont conservées d’office sur nos plateformes d’archivage à la diligence de l’entreprise et aux frais et risques du client. La livraison en archivage et conservation en nos plateformes d’archivage, met fin au contrat de déménagement.

ARTICLE 18 – INCIDENTS/SINISTREs

Le client s’engage à informer sans délai, l’entreprise de tout incident survenu en cours d’exécution du contrat. En cas de perte ou avarie, il appartient au client d’émettre en présence des représentants de l’entreprise, des réserves précises et détaillées. En tout état de cause, le client doit adresser à l’entreprise, dans les trois jours ouvrés à compter de la livraison, une lettre recommandée avec accusé de réception dans laquelle il décrira la nature du dommage, les biens concernés avec leur valeur, et le coût des réparations éventuelles. A défaut de déclaration dans ce délai, le cachet de la poste faisant foi, le client sera forclos en toutes ses réclamations à l’égard de l’entreprise.

ARTICLE 19 – PRESCRIPTION

De convention expresse entre les parties, les actions en justice pour avarie, perte ou retard auxquelles peuvent donner lieu le présent contrat devront être intentées dans l’année qui suit la fin des travaux.

ARTICLE 20 – COMPÉTENCE

Les contestations auxquelles peuvent donner lieu le présent contrat, sont de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris, même dans le cas d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.