l’Efficacité de vos Archives
La gestion des archives est un enjeu stratégique pour toute organisation. Un audit inventaire permet d’évaluer l’état actuel de vos archives, de vérifier leur conformité avec les normes en vigueur, et d’identifier les axes d’amélioration pour optimiser leur gestion.
Chez Smartarchives, nous mettons à votre disposition notre expertise pour réaliser un audit complet et précis de vos fonds documentaires.
Pourquoi Réaliser un Audit Inventaire ?
Un audit inventaire est essentiel pour :
Obtenez une vision claire et précise de l’état de vos archives physiques et numériques.
Vérifiez que vos archives sont gérées conformément aux exigences légales et réglementaires, notamment en matière de durée de conservation et de protection des données.
Identifiez les inefficacités dans vos processus de gestion des archives et recevez des recommandations pour les améliorer.
Un audit est souvent la première étape vers la dématérialisation et l’optimisation numérique de vos archives.
Les Étapes de Notre
Audit Inventaire
Évaluation Initiale des Archives
Nous commençons par une évaluation approfondie de vos archives existantes, en identifiant les types de documents, leur état de conservation, et leur pertinence.
Examen de la structure actuelle de vos archives et des systèmes de gestion en place.
Détection des lacunes, telles que les documents manquants, mal classés ou non conformes aux exigences légales.
Vérification des pratiques de gestion des archives par rapport aux normes et lois applicables.
Inventaire Physique
Réalisation d’un inventaire complet de vos archives, pour établir une base de données exhaustive.
Comptage et évaluation des documents physiques, en notant leur état et leur accessibilité.
Analyse et Recommandations
Après l’inventaire, nous analysons les données recueillies pour fournir un rapport détaillé avec des recommandations pratiques.
Un document complet qui résume les constatations, identifie les risques et propose des solutions concrètes.
Recommandations sur les mesures à prendre pour améliorer l’efficacité de la gestion des archives, réduire les coûts, et augmenter la sécurité.
Mise en Œuvre et Suivi
Nous vous accompagnons dans la mise en œuvre des recommandations issues de l’audit, en assurant un suivi régulier pour garantir leur efficacité.
Aide à la réorganisation de vos archives et à la mise en place de nouvelles procédures.
Évaluation continue des progrès réalisés et ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.
Audit Inventaire Personnalisé
Pour en savoir plus sur nos services d’audit inventaire ou pour planifier une consultation, contactez-nous dès aujourd’hui. L’équipe Smartarchives est prête à vous accompagner pour assurer la gestion optimale de vos archives.
Smartarchives, votre partenaire de confiance pour
une gestion d’archives conforme, sécurisée et efficace.