la Gestion des Archives
Chez Smartarchives, nous savons que les études notariales traitent des documents d’une importance capitale, nécessitant une gestion précise, une sécurité rigoureuse et une conformité strictes aux réglementations en vigueur. C’est pourquoi nous avons conçu une offre spécialisée pour répondre aux besoins spécifiques des notaires.
Besoins Spécifiques des Notaires
- Archivage Long Terme : Les notaires conservent des documents essentiels tels que les actes notariés, les contrats et les testaments. La gestion efficace de ces archives est cruciale pour garantir leur intégrité et leur accessibilité à long terme.
- Protection des Informations Sensibles : Les documents notariaux contiennent des informations confidentielles qui nécessitent une protection maximale contre tout accès non autorisé. La sécurité des archives est essentielle pour maintenir la confidentialité des affaires et des clients.
- Respect des Normes Juridiques : Les notaires doivent se conformer à des exigences légales spécifiques en matière de conservation, de gestion et de destruction des documents, conformément aux réglementations en vigueur.
- Disponibilité Immédiate : L’accès rapide aux archives est nécessaire pour répondre aux besoins urgents des clients et pour la préparation des dossiers en cours.
Nos Solutions Adaptées
pour les Notaires
Gestion Complète des Archives
Un interlocuteur unique sera assigné pour gérer toutes vos demandes liées aux archives, assurant une communication fluide et une gestion cohérente.
Chaque trimestre, nous mettons à votre disposition un archiviste pour vous aider à référencer et organiser vos documents, garantissant ainsi une gestion optimale.
Nous mettons en place une indexation spécialisée pour vos archives notariales, en utilisant des critères pertinents tels que :
- Par Type de Document : Classification des documents selon leur nature (actes, contrats, testaments, etc.).
- Par Client et Affaire : Organisation des archives par client et affaire pour une gestion simplifiée et un accès rapide.
Notre solution vous permet de gérer vos archives avec une flexibilité maximale, en adaptant les classes d’indexation à vos besoins spécifiques.
Relivraison Rapide et Fiable
Nous garantissons la relivraison de vos archives sous 24 heures, avec des options adaptées :
- A l’Etude Notariale : Pour une gestion continue et une consultation en interne.
- En Cas de Nécessité Urgente : Pour répondre rapidement aux demandes imprévues.
Destruction Confidentielle et Conforme
Nous proposons des processus de destruction confidentielle conformes à la législation en vigueur, assurant que les documents sensibles sont détruits de manière sécurisée et responsable.
Un certificat de destruction est fourni pour chaque opération, garantissant la traçabilité et le respect des normes légales.
Tarification Avantageuse pour Notaires
Nous offrons des tarifs dégressifs spécifiquement conçus pour les études notariales, prenant en compte la fréquence des extractions et la volumétrie des archives traitées.
Numérisation et Accessibilité
Nous proposons des services de numérisation de haute qualité pour convertir vos documents physiques en formats numériques, facilitant ainsi leur consultation et leur gestion tout en libérant de l’espace de stockage.
Anonymisation et Traçabilité
Nous garantissons l’anonymisation de l’indexation de vos archives, protégeant la confidentialité des informations contenues dans vos documents.
Une traçabilité complète de vos archives est assurée, vous permettant de suivre chaque document et de maintenir un contrôle total.
Sécurité Renforcée
Nos espaces dédiés sont sous surveillance vidéo 24 heures sur 24 pour garantir une sécurité et une confidentialité maximales.
pour En Savoir Plus
Pour découvrir comment Smartarchives peut améliorer la gestion de vos archives notariales et répondre à vos besoins spécifiques, contactez-nous dès aujourd’hui. Nous serons ravis de vous fournir des solutions personnalisées adaptées à votre étude.