de Copropriétés
Chez Smartarchives, nous comprenons les défis uniques auxquels sont confrontés les syndicats de copropriétés en matière de gestion des archives.
Nous avons développé des solutions spécialement conçues pour répondre aux besoins spécifiques des syndicats de copropriétés, garantissant une gestion optimale, une sécurité accrue et une conformité rigoureuse.
Besoins Spécifiques des Syndicats de Copropriétés
- Conservation des Actes et Registres : Les syndicats doivent conserver divers documents tels que les actes de propriété, les règlements de copropriété, les assemblées générales et les comptes-rendus, souvent pendant de longues périodes.
- Accessibilité et Organisation : Un accès rapide aux documents importants et une organisation efficace sont essentiels pour une gestion fluide des copropriétés.
- Respect des Normes : Les syndicats doivent se conformer à des exigences réglementaires strictes en matière de conservation des documents, y compris les obligations liées à la RGPD.
- Gestion des Audits : La capacité à fournir rapidement les documents requis pour les audits ou les inspections est cruciale pour éviter les complications légales.
- Protection des Données Sensibles : Les documents des syndicats contiennent souvent des informations sensibles sur les copropriétaires et les finances, nécessitant une protection accrue.
- Prévention des Accès Non Autorisés : Il est impératif de garantir que seuls les individus autorisés puissent accéder aux informations confidentielles.
- Optimisation de l’Espace : Les syndicats de copropriétés doivent gérer un volume important de documents physiques, ce qui peut nécessiter un espace de stockage conséquent.
- Numérisation des Archives : La transition vers des formats numériques pour faciliter l’accès et la gestion des archives devient de plus en plus nécessaire.
Nos Solutions Adaptées pour les Syndicats de Copropriétés
Gestion Personnalisée des Archives
Bénéficiez d’un interlocuteur dédié pour la gestion de vos archives, assurant une communication claire et efficace.
Une fois par trimestre, un archiviste est mis à votre disposition pour vous aider au référencement et à la gestion des archives.
Nous offrons la numérisation des procès-verbaux des assemblées générales pour une gestion numérique simplifiée.
Conformité et Sécurité Avancées
Nous assurons l’anonymisation de l’indexation de vos archives, avec une traçabilité complète et garantie.
Nos espaces de stockage sont sous contrôle vidéo 24h/24 pour garantir une confidentialité maximale.
Nous procédons à la destruction confidentielle de vos documents avec délivrance de certificat, en conformité avec la loi du 15 juillet 2008.
Services Efficaces et Flexibles
Nous garantissons la relivraison de vos archives sous 24 heures pour une réactivité optimale.
Des tarifs spécialement conçus pour les syndicats de copropriétés, prenant en compte les coûts liés aux fréquences d’extraction et à la volumétrie générée.
Nous proposons une gestion forfaitaire par propriété gérée, simplifiant ainsi votre budget de gestion des archives.
pour En Savoir Plus
Pour découvrir comment Smartarchives peut aider votre syndicat de copropriétés à optimiser la gestion de ses archives et à assurer la conformité réglementaire, contactez-nous dès aujourd’hui. Nous sommes là pour vous fournir des solutions personnalisées adaptées à vos besoins spécifiques.